V súčasnosti si čoraz viac firiem uvedomuje, že systém evidencie, výmeny a archivácie dokladov v organizácii je výhodné riadiť elektronicky, pretože iba tak môže mať každý zamestnanec alebo riadiaci pracovník každý dokument včas na svojom monitore a môže zaujať stanovisko za pár sekúnd po zaevidovaní dokladu do systému. S postupom času sa systémy na obeh a správu dokladov dostávajú viac do popredia záujmu, pretože momentálne je obrovský nárast množstva informácií, dát a dokumentov vo firmách. Firma je nútená rýchlejšie uspokojovať potreby zákazníkov a väčšie množstvo informácií tak treba spracovať v oveľa kratšom čase.

Informačný systém POD – Podnikový obeh dokladov predstavuje komplexný systém pre automatizovanú správu registratúry v organizácii. Umožňuje evidovať doklady, t.j. registratúrne záznamy, v papierovej i elektronickej podobe. Dokáže zabezpečiť jednotný postup pri manipulácii s týmito záznamami, automatické evidovanie, obeh, spracovávanie, uchovávanie, sprístupňovanie a vyraďovanie registratúrnych záznamov/spisov. Sleduje aktuálny stav vybavenia dokladov/záznamov, sleduje plnenie a dodržiavanie termínov.

Informačný systém POD rieši obeh dokladov v štruktúre organizácie. Zabezpečuje evidenciu a sledovanie prichádzajúcich (doručených), odchádzajúcich (odoslaných) i interných dokladov organizácie, a tiež presnú spisovú evidenciu, pričom zaručuje jednoznačnú identifikáciu dokladov/záznamov a garanciu zakladania jednotlivých záznamov do spisov.
Systém po zaevidovaní dokladov prichádzajúcich do firmy, resp. interných dokladov umožňuje sledovať ich následné preberanie buď na konkrétne organizačné útvary firmy, alebo ich preberanie osobami (užívateľmi), ktorým sú dané doklady určené. V prípade, ak bol doklad určený organizačnému útvaru, je možné sledovať aj proces a úroveň schvaľovania daného dokladu.

Výhody informačného systému POD:

• Zlepšenie pracovného prostredia
• Určenie jasnej zodpovednosti za agendu
• Určenie zodpovednosti a flexibility pri práci
• Zníženie pracovného času na prácu s údajmi
• Všetky dokumenty rýchlo k dispozícii – archív
• Vysoká bezpečnosť údajov
• Kategorizácia používateľov
• Nízke obstarávacie náklady na databázu
• User friendly